A pesar de los cambios que ha
experimentado el mundo de los negocios, las reuniones siguen siendo la
mejor herramienta de las empresas para resolver problemas, trasmitir
informaciones y contactar con colaboradores. Por eso es esencial crear
un buen ambiente de trabajo en estas citas. Cuestiones como la luz o la
temperatura y aspectos relacionados con su organizaciónpueden llegar a
ser claves para que una experiencia provechosa. Si están mal organizadas
y se alargan en exceso no se obtendrán resultados positivos. Por eso,
es necesario analizar qué tipo de reunión es la que mejor se adecúa a
los temas que se van a tratar, a las personas que van a participar y a
los objetivos que se desean alcanzar.
Una de las más habituales es la llamada “Board meeting”, en la que se
reúnen las personas con más rango de una compañía para tomar decisiones
de gran calado. Por su naturaleza y relevancia, son citas en las que se
manejan muchos datos, hechos y estadísticas ya que en ellas se suelen
adoptar acuerdos en cuestiones claves. Por ello, es importante realizar
un trabajo previo riguroso así como un análisis del mejor método para
presentar toda esa información. Sin duda, las nuevas tecnologías ayudan a
lograr este objetivo,siendo importante contar con herramientas de
presentación y equipamiento tecnológico que ayuden en la exposición.
Una buena pantalla o proyector que pueda ser controlado a distancia,
así como una buena distribución de la mesa de reuniones, sin duda
ayudará a centrar la atención de los presentes y facilitará la
exposición de datos e ideas. Visitar tiendas especializadas en material
de oficina como Staples, puede
aportarnos ideas para estar seguros que nuestra sala de reuniones cuenta
con las mínimas condiciones para asegurar que las ideas fluyan en la
buena dirección.
En el lado contrario se encuentra los meetings tipo feria, que se
caracterizan por el tono eminentemente informal y entretenido en el que
se presentan ideas y productos nuevos. Los expertos aseguran que en este
tipo de reuniones, la clave del éxito puede residir en ofrecer algo de
comida a los invitados. Muy próximo a esta modalidad de reuniones están
las llamadas “standing meetings”, es decir, las que se realizan de pie.
Se ha descubierto que de este modo se alcanzan resultados más creativos
ya que los empleados se muestran más activos al variar su postura de
trabajo habitual, que suele ser la de estar sentados.
En los últimos tiempos, las compañías grandes están apostando por dos
nuevos tipos de reuniones: las verdes y las convenciones en una ciudad
concreta. Las primeras se centran en ahorrar el consumo de agua y
energía, por lo que suponen un refuerzo para aquellas empresas que
apuestan por trasmitir una imagen más responsable. Las convencionales
son grandes eventos en el que los CEO´s tienen la oportunidad de recibir
de manera directa feedback de sus empleados.
Por último no podemos olvidarnos del conocido “Brainstorming”.
Este tipo de reuniones son de carácter dinámico y desenfadado, y en
ella se busca abordar un objetivo de manera conjunta. L idea es que
todos los participantes en la reunión comiencen abordando el tema de una
manera amplia, exponiendo ideas más o menos concretas que puedan
derivar en otras más concretas. Ninguna línea de pensamiento o idea debe
ser rechazada. En lugar de eso, toda aportación debe ser considerada
para su desarrollo. Lo que en un principio se plantea como idea general
por un miembro de la reunión, puede terminar en un excelente plan
gracias a las aportaciones progresivas del resto de los presentes.
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