El protocolo en lo escrito

Por ROBERTO SEBASTIÁN CAVA

 

Las diferencias eran antiguamente en música  las que hoy conocemos con el nombre de variaciones. Aquellas y las actuales nos recuerdan una forma basada en el principio de la presentación de una idea en un número arbitrario de modificaciones. Por eso pensé que sería posible utilizarla para hablar del ceremonial en lo escrito. 

Kierkegaard, el filósofo, nos recuerda que en nuestro modo de estar en el mundo nos relacionamos y la relación pertenece al ámbito del espíritu. A vuelapluma se escribe pero nada menos que con el dictado de nuestra inteligencia. Se trata de habas contadas en el arte de ser amables y hasta con un toque de buen humor.

Hace mucho tiempo comencé una clase diciendo unas palabras latinas. Ellas eran “verba volant, scripta manent”. Es evidente que hablan de la fugacidad de todo aquello que se dice. En tanto, lo escrito permanece, queda. Fueron los romanos sabios los que acuñaron esa sentencia y de ahí la reticencia nuestra en dejar por escrito algo por más sencillo que parezca.

En protocolo y ceremonial hay gestos, actitudes humanas externas, voces, palabras. Todos ellos se pueden apreciar también por medio de la expresión escrita. Es allí donde la cortesía encuentra un campo inmenso para dar calidez y llegar a las personas. Por eso, es preciso recordar que todas las muestras de educación y de convivencia expresan siempre nuestros sentimientos y más aún la finura interior. Lope de Vega pone en labios de su Comendador de “Fuente ovejuna” algo extraordinario y pleno de sensatez: “Es llave la cortesía/para abrir la voluntad/ y para la enemistad/ la necia descortesía”.

No es posible hacer una diferencia entre el protocolo  en lo escrito en el ámbito familiar y en el oficial o en el empresarial. El sentido común llevará siempre a utilizar las palabras adecuadas. Por eso, un querido se transformará en un apreciado o en un estimado.

Nada pasa de moda. Quizás los medios tecnológicos actuales permitan una comunicación más rápida y concisa. Sin embargo, como no nos dedicamos en Protocolo  a la promoción de teléfonos móviles o a productos detergentes, lo nuestro será siempre felicitar, agradecer, invitar, saludar, dar un pésame. La palabra escrita es nuestro conducto.

El protocolo en lo escrito en lo social, vendrá siempre en nuestra ayuda. No es posible dejarlo de lado. Todo aquello que está bien socialmente se adaptará al ámbito empresarial o al oficial. También podemos facilitar a la redacción empresarial nuestros conocimientos acerca de tratamientos y títulos que deben ser empleados en las cartas y documentos comerciales.

Hoy es posible enviar una invitación por correo electrónico y solicitar la confirmación de la asistencia del invitado. También cuando alguien no responde con rapidez es posible enviar otro correo o el mismo originario añadiendo dos letras. Ellas son p.m. Si el pour mémoire no gusta, nuestro castellano nos ayudará con dos palabras muy concretas: “como recordatorio”.

Vivimos una época en la cual todo tiene un tiempo, como en la música. Parecería bueno traer a colación el tempo giusto. Cuando nos invitan a una boda , por ejemplo  y no respondemos rápidamente no lo hacemos a tempo giusto sino a piacere y con nuestro a piacere dificultamos la tarea de otras personas.

¿Han  pasado a la historia las tarjetas personales, las profesionales, las de matrimonio, las de novios y las empresariales? Es evidente que perduran y se utilizan frecuentemente.  Son medios a nuestro alcance para facilitar la comunicación entre las personas.

En cierta ocasión mencioné en una clase  que para redactar una presentación a un miembro de la empresa que viajaba al exterior, era conveniente utilizar un tarjetón. La palabra provocó algunas sonrisas  que fueron rápidamente disipadas. Efectivamente, los tarjetones tienen unas medidas superiores a las tarjetas y se  emplean  mucho para escribir todo aquello que no merece una hoja de papel carta. En esta última podemos redactar una carta y, en cambio, en el otro es posible saludar, agradecer, dar un pésame, presentar a alguien.

En una carta nos podemos explayar  mucho. En un tarjetón, en principio, redactaremos en tercera persona. Se redacta como si fuera  da lontano, de lejos, con respeto. Es el saluda.  Cuando es preciso enviar a una empresa, por ejemplo, una felicitación, es posible usar la tercera persona en su redacción. Así tendremos: “Patricio de Ugarteche, Presidente de Frutos del País S.A., saluda cordialmente al Dr. Juan de Alvarez, y le hace llegar sus felicitaciones por el aniversario de su empresa recordando la gran trayectoria de la misma  y a sus abnegados fundadores”.

Para dar un pésame  puede ser usada una tarjeta de visita. Colocaremos en ella, debajo de nuestros nombres y apellidos, dos letras. Ellas son s.p.(sentido pésame) que puede ser transformado en un distinguido p.c. francés.

A veces, como cada situación es diferente, será necesario redactar algo más extenso. A las mezquinas palabras de un agradecimiento con un ”Muchas gracias por su amable felicitación”, puede oponerse algo así como: “He recibido su tan amable felicitación con motivo del aniversario de esta empresa. La gradezco muy sinceramente y le envío, junto con mi recuerdo, un saludo muy cordial”.

El gran pedagogo español Víctor García Hoz fue  cambió el rumbo de la educación del siglo XX. El propugnó la “educación personalizada” y, a partir de ese momento, nosotros podemos también utilizar ese término para referirnos a todo lo que hacemos. Personalizar en el Ceremonial en lo escrito tiene una aplicación inmediata. Se trata de no copiar modelos anteriores para repetirlos, como en serie. Es el momento de pensar en aquello que se enviará a otra persona. Aprendí de mis maestros que no hay dos ceremonias iguales y cada vez que redacto algo no olvido el consejo.

El gusto por el buen decir y el escribir no ha pasado de moda. En Protocolo y Ceremonial debemos llegar a las inteligencias y a los corazones de las personas. “Buenas palabras y buenos modales abren puertas principales” dice el antiguo refrán.

Revista Protocolo