¿Piensas que las redes sociales consumen mucho tiempo y que ya no
llegas a todas tus tareas? ¿Te preguntas cómo vas a estar en redes
sociales si te pasas el día apagando fuegos? ¿Sientes que has trabajado
mucho pero tu día ha sido poco productivo?
Quizá tu problema no sean las nuevas tareas que suponen los social
media, sino una agenda diaria poco optimizada. Por eso, antes de abordar
la cuestión del tiempo en las redes sociales, te indicaré tres pilares para una gestión del tiempo eficaz y 10 consejos que podrás poner en práctica inmediatamente.
Eficacia: Da prioridad a lo importante
Como dice Stephen Covey, lo fundamental en una administración eficaz del tiempo es “poner primero lo primero”.
Este pilar es tan obvio como obviado. Las personas solemos tener un
sentido de culpabilidad sobre el 40% del tiempo consumido durante el día
como media, y tendemos a pensar que si tuviésemos una segunda oportunidad haríamos cosas diferentes. Sin embargo, la paradoja es que, al día siguiente, caemos en los mismos errores.
Los siguientes consejos te ayudarán a que esto cambie:
# 1. Planifica en base a prioridades
Muchas veces pasamos buena parte del día atendiendo a
demandas de otros que no son realmente importantes, postergando tareas
que, pese a ser importantes, no nos apetece realizar, viviendo en base a
imprevistos o “apagando fuegos”. Esto suele suceder porque no tenemos definido qué es realmente lo prioritario, es decir, lo importante, lo que nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos.
Por tanto, tener una planificación diaria,
semanal, mensual en base a prioridades te ayudará a centrar el tiempo en
aquello que consideras importante y postergar, delegar o
incluso renunciar indefinidamente a aquellas tareas que no proveen valor
a tu agenda. Algunos consejos que te pueden ayudar a planificarte con
eficacia son:
- Planifica por escrito (agenda diaria y semanal, como mínimo)
- Define claramente cuáles son tus objetivos, y distribuye el tiempo atendiendo a la priorización de tus objetivos
- Sé realista en la definición de los tiempos asignados
- Piensa que el equilibrio es un elemento fundamental de tu planificación por objetivos, por tanto ten en cuenta todas tus áreas de vida, tanto personal como profesional
- Considera las dificultades que te puedes encontrar para cumplir tu planificación y piensa las soluciones de antemano
# 2. Sé flexible y analiza continuamente
El objetivo de la planificación es que llegues a tus resultados, no atarte a una agenda personal.
- Por eso tu planificación debe ser flexible, siempre en continua revisión. Evalúa con cierta periodicidad si tu planificación se ajusta a tu realidad, así como si te está ayudando o no a alcanzar tus objetivos
Eficiencia racional: busca la concentración a toda costa
El segundo pilar es conseguir trabajar concentrado. Seguro
que eres consciente de que esos días en los que te has “metido” de
lleno en tus tareas diarias, en los que nada te ha despistado de ellas,
son aquellos en los que más rindes. ¿Cómo puedes conseguir esto de forma
eficaz?
# 3. Evita la multitarea
Cuando le das a tu cerebro la oportunidad de centrarse en
una única tarea, lo agradece aumentando la calidad y velocidad del
rendimiento. Por ello éste debe ser un objetivo estratégico básico en tu agenda diaria.
Desde no trabajar en varios proyectos a la vez como el no tener
demasiadas ventanas en el ordenador abiertas, hasta el no trabajar con
el email activado de forma continua. Algunos de los consejos siguientes
te ayudarán también a ello.
# 4. Agrupa las tareas
Es muy útil agrupar en un mismo bloque de trabajo tareas similares
que no requieran que bajes tu nivel de concentración para “arrancar”
con una temática o tipo de trabajo nuevo. Por ejemplo, si tienes que
realizar 5 informes de temáticas relacionadas para tus clientes, te
resultará más productivo hacerlos en el mismo bloque de tareas. Si los
realizas seguidos, conforme vayas avanzando, cada vez serás más rápido, y
tu cerebro te lo agradecerá con un mayor nivel de concentración.
# 5. No dejes una tarea hasta finalizarla
Cuando empezamos una tarea nuestro nivel de concentración
-y por tanto de rendimiento- va en aumento, llegando a su punto álgido
entre 15 y 45 minutos después de haber empezado la tarea, dependiendo de
la persona. Si fraccionas demasiado, estarás perdiendo mucha productividad, pues estarás continuamente “arrancando”
(puede costar en realizarla un 300 % – 500 % más de tiempo). Ten en
cuenta, también, que el nivel de concentración sufre una caída después
de 60-90 minutos de haber comenzado. Para evitarlo, tómate pequeños
períodos de descanso de entre 5 y 10 minutos.
# 6. Evita las interrupciones y planifica los imprevistos
Las interrupciones son todo aquello que corta tu flujo de trabajo y concentración. Evita las tareas que te interrumpan. Muchas son evitables si se planifican.
- Planifica un tiempo al día sin teléfono o revisa los emails sólo en momentos determinados de la jornada, o incluso pide a tus colaboradores, compañeros, subalternos, etc. que no te interrumpan en ciertas horas.
Los imprevistos son tareas importantes que debes hacer y con las que no contabas.
- Lo mejor es que planifiques en tu agenda un tiempo para los imprevistos (puede ser a final del día o de la semana), y de este tiempo vayas cogiendo porciones según las necesites.
Eficiencia emocional. Trabaja la motivación y la gestión emocional
El tercer pilar es el relacionado con la gestión de las emociones.
Sobre todo hablamos de la motivación, pero también de los estados
emocionales que nos ayudan o perjudican en nuestro rendimiento personal
(tristeza, angustia, desánimo, etc.).
Estas cuatro pautas clave te seguirán ayudando a planificar tus objetivos:
# 7. En los proyectos largos ve paso a paso
Una tarea o proyecto de largo recorrido puede resultar
desmotivadora porque, aunque la satisfacción de terminarla será grande,
al encontrarse “tan lejos”, cuesta mantener la perspectiva y la
motivación.
- Divide el proyecto en partes intermedias y propón un plan de trabajo y plazos coherentes para cada etapa del recorrido. Es una de las formas más útiles de mantener la motivación en los proyectos largos.
# 8. Prémiate
Complementario con el consejo anterior, todos merecemos
disfrutar de la recompensa de nuestro esfuerzo, aunque sólo sea el
pararnos y darnos un reconocimiento a nosotros mismos por nuestra
constancia.
- Prémiate por los logros conseguidos, sean grandes o pequeños, sean finalizaciones absolutas o la consecución exitosa de pequeñas etapas. El premio lo eliges tú, pero te lo das porque refuerza tu autoestima.
# 9. Ten un sentido de urgencia con tus propios plazos
Es normal que estés más concentrado y seas más productivo
cuando los plazos apremian (por la reacción natural de estrés de nuestro
organismo). Sin embargo, este tipo de estrés no es beneficioso a medio y
largo plazo.
- Planifica tus tareas con tiempo e imponte fechas límite anteriores a la fecha final. Conseguirás un punto de motivación y estrés positivo que te ayudará a rendir también al máximo nivel sin producir desgaste personal. Es más, aumenta cada día más la motivación por la confianza en tus capacidades profesionales y tu determinación para conseguir los retos personales.
# 10. Asume la realidad
En muchas ocasiones, el entorno que te envuelve tiene
demasiada influencia sobre tu agenda y llegas a la conclusión de que no
es posible “luchar contracorriente”. Hay que ser realistas:
- Admite que hay veces que las circunstancias están fuera de tu marco de suficiencia (aquello que depende de ti) y readapta tu gestión de la agenda a esta realidad. De este modo no te frustrarás ni te desmotivarás tan pronto por algo que no estaba en tus manos.
Si lo que quieres es poder gestionar eficazmente el tiempo en redes sociales, tómate en serio estos consejos.
No hay comentarios:
Publicar un comentario